Opschortingsrecht accountant en zorgvuldigheid bij afsluiten online boekhoudpakket. De Accountantskamer deed een uitspraak waarin de vraag centraal staat of een accountant de digitale boekhouding van een onderneming mag afsluiten.
De accountant is al een aantal jaren werkzaam voor de onderneming van de klant. Voor de boekhouding wordt een online boekhoudpakket gebruikt. De onderneming wil op enig moment de relatie met de boekhouder beëindigen, waarop de accountant de klant afsluit voor de cloudadministratie. De accountantskamer oordeelt dat het per direct afsluiten van een klant, waardoor hij geen toegang meer heeft tot de online administratie van zijn onderneming, in strijd is met de gedragsregels voor accountants (15/232).
Beëindigen overeenkomst
De kwestie begon op het moment dat de onderneming de relatie met de accountant wilde stoppen als gevolg van een door de klant aan de accountant verweten gedraging of nalaten. De accountant besloot daarop de toegang van de klant tot de administratie van de onderneming te ontzeggen. De in de cloud opgeslagen boekhouding werd daarmee voor het bedrijf ontoegankelijk. De klant vraagt herhaaldelijk om toegang tot de boekhouding.
Op zich geen vreemde redenering dat zodra een contract wordt beëindigd ook de dienstverlening stopt, inclusief de geleverde diensten als toegang tot een softwarepakket.
Gedragsregels accountants
In de gedragsregels van accountants is het beginsel terug te vinden van vakbekwaamheid en zorgvuldigheid. Dit beginsel geldt ook na afloop van de dienstverlening en dus beëindiging van de klantrelatie. De accountant moet op basis van de gedragsregel nazorg verlenen. In deze casus hield dat in dat zodra bekend wordt dat de onderneming de overeenkomst wil beëindigen dat of de online boekhouding nog een tijdje beschikbaar moet worden gehouden óf aan de onderneming een kopie moet worden gezonden, zodat de klant in staat wordt gesteld de boekhouding elders onder te brengen of zelf op te pakken.
Bedenk daarbij ook dat de onbewerkte boekhouding ‘eigendom’ is van de klant en het bedrijf als zodanig recht heeft op teruggave daarvan. Als het gaat over de online ‘data’ merkt de accountantskamer het volgende op. Overwogen wordt dat de klant recht had op teruggaaf van de ingevoerde, nog niet bewerkte digitale gegevens, omdat deze van de onderneming zijn.
De Accountantskamer legt verder de accountant de verplichting op dat van hem verlangd had kunnen worden dat hij na beëindiging van de overeenkomst in overleg had moeten treden over hoe en op welke termijn de klant over de gegevens wilde beschikken. Dit temeer nadat de klant had aangegeven meer te willen hebben dan een print van de grootboekkaartjes van een tweetal administraties. De accountant heeft geen steekhoudende verklaring geven voor het uitblijven van overleg, aldus de Accountantskamer.
Zorgvuldige afweging belangen
Dat voorzichtigheid is geboden bij het achterhouden van (on)bewerkte gegevens door het onthouden van volledige toegang of inzage tot de boekhouding werd ook in 2012 al door een rechter benadrukt. De rechter oordeelde dat hij opschorting (door het afsluiten van toegang tot het online boekhoudpakket) disproportioneel achtte bij wanbetaling van de onderneming.
Opschortingsrecht accountant
Uiteraard heeft de accountant het recht dienstverlening op te schorten, en in voorkomen gevallen zelfs (on)bewerkte stukken niet vrij te geven, echter steeds zal bij ageren door de klant de rechter een belangenafweging maken tussen het recht van opschorting (retentierecht) waarbij zorgvuldig te werk moet worden gegaan en de belangen van de onderneming die niet over de boekhouding kan beschikken.
Bij de rechtbank in Rotterdam diende een kwestie waarbij Fides de toegang tot een online platform had geblokkeerd met een beroep op haar opschortingsrecht. Het opschortingsrecht werd ingezet als incassomaatregel wegens het onbetaald laten van facturen.
De rechter in Rotterdam acht deze blokkering disproportioneel en niet redelijk en billijk met een beroep op de belangen van partijen. Tegelijkertijd beseft de rechter dat hiermee de belangen van Fides (om de facturen betaald te krijgen) ondermijnt worden en voegt daaraan toe dat gezien de contractuele relatie in redelijkheid van Fides niet verlangd kan worden te blijven leveren in afwachting van betaling. De rechter voegt daaraan toe dat Fides een beroep kan doen op haar opschortingsrecht mits zij dit aankondigt en een termijn geeft van (tenminste) twee weken.
Samenvatting opschortingsrecht accountant
Zowel de uitspraak van de rechter als de accountantskamer wijst uit dat als het om bedrijfskritische informatie gaat, opschorting of afsluiting zorgvuldig dient te geschieden, maar ook dient te worden aangekondigd door het geven van een termijn (van tenminste twee weken). Kern is dat de bedrijfskritische informatie voor de onderneming toegankelijk blijft en geen volledige blokkering volgt waardoor de schadelijke gevolgen kan veroorzaken.
Contact
Neem contact met ons op voor een vrijblijvend advies, bel 0800-4455000. U kunt ook gebruik maken van onderstaand contactformulier, zodat wij contact met u kunnen opnemen. Op werkdagen streven wij er naar dit binnen 15 minuten te doen.